Lingkaran Aktivitas pada Project Management
Lingkaran dalam gambar tersebut menunjukkan perjalanan aktivitas pembangunan dari identifikasi hingga evaluasi.
Selanjutnya sepanjang lingkaran aktivitas tersebut ada proses lain yang berjalan pada saat yang sama, yaitu proses penilaian, review, pembelajaran, dan penyesuaian terhadap aktivitas pembangunan yang dilakukan.
Tidak semua aktivitas pembangunan memerlukan seluruh tahapan dalam lingkaran aktivitas tersebut.
Setiap aktivitas dalam lingkaran perlu disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai. Misalnya ketika proyek Anda berkaitan dengan pejabat atau petinggi negeri, maka diperlukan perizinan (clearance) dan persetujuan (approval).
Namun, satu hal yang perlu menjadi catatan adalah, apa pun aktivitas atau intervensi yang dilakukan, sangat penting untuk memastikan dilakukannya mekanisme umpan balik dan pembelajaran (feedback and lessons learning).
Upaya ini tidak hanya untuk memastikan tercapainya tujuan atau outcome dari suatu proyek pembangunan. Namun, mekanisme tersebut memastikan mereka yang terlibat dalam proyek pembangunan dapat meningkat dan mempertajam keterampilan, teknik, dan pengetahuan mereka sendiri.
Di akhir dari setiap tahapan aktivitas, mereka yang terlibat dalam proyek harus mampu menanyakan dua hal, yaitu:
- Bagaimana tahap ini dapat dilakukan dengan lebih baik lagi?
- Bagaimana saya dapat mengerjakan proyek dengan lebih baik lagi?
Selanjutnya, berikut ini penjelasan setiap tahap dalam Lingkaran Aktivitas Pembangunan.
Tahap Identifikasi
Apa itu tahap identifikasi?
Identifikasi adalah fase awal dalam lingkaran project management.
Di tahap ini, ide sebuah project baru muncul.
Kemudian ide tersebut dianalisis dan dievaluasi seberapa mungkin sebuah project dilaksanakan, potensi manfaat, kemungkinan risiko dan kerugian, serta bermacam faktor lain.
Kenapa tahap identifikasi penting?
Tahap identifikasi sangat penting, karena di sinilah masa penentuan apakah sebuah project sesuai dengan tujuan organisasi dan memiliki jalur serta potensi untuk sukses.
Apa saja aktivitas kunci pada tahap identifikasi?
- Analisis masalah, peluang, dan manfaat.
- Analisis para pihak dan kepentingan mereka (stakeholder analysis and engagement).
- Pelaksanaan Feasibility study.
- Penyusunan ruang lingkup dan definisi project.
- Penulisan Proposal.
Tahap Analisis Masalah dan Situasi
Kenapa tahap analisis masalah dan situasi ini penting dalam project management?
Tahap ini menjadi fondasi dan informasi dalam proses pengambilan keputusan serta pada saat pelaksanaan project.
Apa saja yang dilakukan dalam tahap analisis masalah dan situasi ini?
Tahap ini melibatkan penilaian yang menyeluruh terhadap situasi yang terjadi saat ini dan terkait dengan project yang akan dilakukan. Beberapa kegiatan yang dilakukan, yaitu: identifikasi dan analisis permasalahan, penilaian faktor internal dan eksternal yang mungkin berdampak pada kesuksesan project.
Selanjutnya, yuk, kita lihat lebih dalam analisis masalah dan analisis situasi.
Analisis masalah
Fokus upaya ini adalah pada identifikasi dan pemahaman inti permasalahan atau tantangan yang ingin diselesaikan atau diatasi dengan melaksanakan suatu project.
Analisis masalah memerlukan beberapa tindakan, yaitu: Mengumpulkan informasi Menentukan masalah Mencari akar masalah Menilai dampak
Analisis situasi
Nah, kalau dalam analisis situasi, ini tu lebih jauh lagi mempertimbangkan berbagai hal di luar masalah utama yang dihadapi. Misalnya konteks atau situasi yang terjadi di tempat atau area pelaksanaan project. Analisis situasi ini melibatkan: Analisis internal Analisis eksternal Analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman)
Tahap Desain Project
Apa itu desain project management?
Ini adalah proses untuk menentukan ruang lingkup, tujuan, dan pelaksanaan sebuah project. Di dalamnya juga termasuk membuat rencana untuk mencapai tujuan project.
Kenapa desain project management penting?
Proses ini menentukan bahwa project yang dilakukan dapat selesai tepat waktu, tepat anggaran, dan memenuhi standard yang telah ditentukan, serta menangkap aspirasi dari para pihak yang terlibat dalam project.
Untuk mendesain sebuah project, aktivitas berikut sering dilakukan:
- Menentukan ruang lingkup sebuah project.
- Menentukan tujuan (impact dan outcome) dari project.
- Menentukan hasil (output) dari project.
- Menyusun rencana pelaksanaan project.
- Menghitung anggaran untuk project.
- Mengidentifikasi risiko sebuah project.
- Menyusun rencana penanggulangan risiko.
Keterampilan dan perangkat yang dibutuhkan untuk desain project ini adalah?
- Analisis para pihak
- Keterampilan fasilitasi
- Membangun visi
- Analisis kerangka kerja logis (logical framework)
- Pendekatan partisipatif
- Keterampilan membangun kelompok
Tahap Start-Up
Apa, sih, tahap start-up itu?
Ini bukan start-up kayak perusahaan rintisan gitu ya, gaes.
Namun, ini tu terkait project management.
Nah, start-up adalah tahap awal dalam lingkaran project management. Di sini sebuah project ditentukan dan disetujui.
Kenapa tahap start-up penting?
Start-up penting karena menjadi fondasi bagi kesuksesan sebuah project.
Apa tujuan tahap start up ini?
Membangun kesamaan visi terhadap kesuksesan aktivitas dan project. Memperjelas pembagian peran. Memperjelas tanggung jawab dan lini masa untuk melaksanakan sebuah project. Membangun proses monitoring dan evaluasi.
Apa saja yang dilakukan pada tahap start-up?
- Identifikasi dan memahami project.
- Mendapatkan persetujuan pelaksanaan project.
- Membuat kontrak kerja pelaksanaan project.
- Menyusun tim project.
- Membuat rencana awal pelaksanaan project.
- Membangun dan menentukan saluran komunikasi.
- Mengatasi risiko-risiko awal yang mungkin muncul.
Tahap Pelaksanaan Project
Apa maksud pelaksanaan project?
Pelaksanaan project adalah jantung dan hati dalam Lingkaran Project Management.
Di tahap ini, rencana diubah menjadi produk, jasa, dan bermacam output lainnya.
Di masa ini, tim project melakukan tindakan untuk meraih tujuan project.
Aktivitas apa saja yang dilakukan dalam pelaksanaan project?
- Eksekusi — kerja sebenarnya dari project, ketika tugas ditentukan untuk tiap anggota tim, sumber daya dialokasikan, dan aktivitas dilakukan sesuai rencana.
- Monitoring dan kontrol — penting untuk memantau proses pelaksanaan project, melihat kinerja, dan mendeteksi penyelewengan dari jalur project yang sudah ditentukan.
- Penjaminan mutu — menjaga agar hasil project sesuai standard.
- Pengelolaan risiko — mengidentifikasi risiko, menilai dampaknya, membangun rencana kontijensi untuk memitigasi atau menghindari risiko.
- Aktivitas lainnya: komunikasi dan pengelolaan para pihak, perubahan management atau adaptasi, dokumentasi dan pengelolaan pengetahuan
Tahap Monitoring, Review, and Evaluasi
Monitoring adalah satu proses yang dilakukan secara terus menerus untuk memantau jalannya project, melihat penyimpangan, dan mengatasi permasalahan secara tepat waktu.
Monitoring membantu project manager dalam menilai apakah project dilaksanakan sesuai jalur untuk mencapai tujuan atau diperlukan penyesuaian agar sesuai dengan jadwal, anggaran, dan ruang lingkupnya.
Review merupakan penilaian yang terstruktur tentang kesesuaian jalannya project dengan tujuan dan sasaran yang ingin diraih. Review menilai efektivitas strategi pelaksanaan project, pengalokasian sumber daya, dan seluruh proses. Review membantu tim project untuk mengidentifikasi upaya perbaikan serta memberikan informasi kepada para pengambil keputusan untuk meningkatkan keberhasilan project.
Evaluasi memberikan penilaian menyeluruh terhadap kesuksesan project. Evaluasi menilai apakah project telah mencapai hasil dan memberikan manfaat yang diharapkan. Proses ini juga memberikan penilaian dampak project terhadap para pihak yang terlibat, mengumpulkan praktik baik, pembelajaran, dan berkontribusi pada perbaikan project di masa yang akan datang.
Tahap Membangun Kemitraan
Apa dan kenapa perlu membangun kemitraan?
Membangun kemitraan adalah satu tahap ketika seorang pemimpin project melakukan identifikasi, memilih dan mengajak bergabung mitra untuk berkolaborasi dalam suatu project.
Tahap ini sangat penting karena menjadi landasan kesuksesan kolaborasi dan memastikan semua mitra sepaham dengan tujuan dan sasaran dari project yang akan dilakukan.
Apa saja yang dilakukan untuk membangun kemitraan?
- Mengidentifikasi mitra yang potensial.
- Menilai dan mengevaluasi mitra.
- Memilih mitra kerja.
- Mulai bekerja sama dengan mitra.
Apa manfaat dari kemitraan yang kuat bagi project?
- Meningkatnya komunikasi dan kolaborasi.
- Berbagi pengalaman, pengetahuan, dan sumber daya.
- Mengurangi risiko dan meningkatkan kesuksesan.
- Meningkatkan reputasi, kredibilitas, dan portofolio.
